EQUIPE IN CORSIA: Avviamenti in produzione come momento di crescita e formazione per l’utente e per Connect
Spesso quando si parla di informatica, ci si immagina seduti a lavorare dietro ad uno schermo. Come potete ben immaginare questa visione è sicuramente riduttiva, soprattutto quando il settore in cui si opera è quello sanitario.
Ciò che porta una struttura sanitaria a scegliere di utilizzare strumenti tecnologici all’interno della sua operatività è generalmente la volontà di innovazione, di aggiornamento e di evoluzione. In tutte queste fasi, appoggiandosi ad un fornitore di soluzioni informatiche, il cliente deve essere accompagnato affinché il processo di cambiamento avvenga nella maniera più veloce e facile ed in modo sicuramente efficiente ed efficace, in sintesi in maniera altrettanto piacevole quanto lo è l’obiettivo che si vuole raggiungere. È per questo che spesso chi si trova dietro allo schermo arriva ad operare anche in corsia o addirittura nelle sale operatorie, al fianco dei professionisti.
Il Go-Live, come viene internamente nominato il momento di avvio in produzione di una soluzione informatica in struttura, è parte integrante e fondamentale anche dei nostri processi. Dopo mesi di analisi, progettazione, configurazione, creazione e formazione con e per il cliente affinché la soluzione adottata sia personalizzata e adattata alle esigenze delle strutture e del personale che ci lavora, siamo finalmente pronti a portare la nostra Cartella Clinica Elettronica “Equipe“ in tutti i reparti. I processi sanitari da seguire sono diversi: da quelli di una RSA a quelli di una Clinica Ambulatoriale, o in maniera più ampia di una sanità territoriale. L’introduzione della Cartella Clinica Elettronica al posto di un sistema già utilizzato dalla struttura o addirittura il passaggio dal cartaceo al digitale è sempre un momento di grande concentrazione ed agitazione per il personale sanitario e non solo. A questa atmosfera di partenza deve associarsi una grande capacità di uscire fuori dagli “schermi” e di saper organizzare questo momento affinché gli utenti si sentano “tenuti per mano” ed il cambiamento venga visto non come un cambiamento drastico ma come un avvenimento graduale e soprattutto funzionale.
Di fatti, uno degli ostacoli che spesso vediamo nei reparti è riuscire a trasmettere fiducia all’utente finale nell’utilizzo del nuovo strumento. Il rischio che quest’ultimo venga visto come un impedimento nella quotidianità già organizzata e già radicata è sempre molto alto. Questo porta spesso ad un primo atteggiamento di resistenza che si tramuta poi spesso in grande interesse quando si iniziano invece a capire gli importanti aspetti positivi delle nuove tecnologie.
“Ricordo in un mio primo grande avviamento l’insicurezza negli occhi degli infermieri e degli ASA/OSS durante le giornate di formazione: il panico di dover affrontare numerose attività all’interno del turno con uno strumento che non conoscevano quasi per niente e non sapendo se quest’ultimo sarebbe stato in grado di supportarli nelle attività quotidiane, non riuscendo quindi a percepirne i vantaggi sin da subito.
In queste occasioni la nostra attenzione si è focalizzata sul calmare gli animi degli operatori provando a rispondere a tutte le loro domande o a trovare soluzioni pratiche là dove l’osservazione era utile al miglioramento del nostro applicativo.“
Connect cerca sempre di assumere questo approccio di reciproca collaborazione con il cliente, poiché è questa intesa a far sì che si riesca a costruire una sola grande Equipe che si muove verso il raggiungimento degli stessi obiettivi.
Di solito il periodo di avviamento in produzione è costituito da: formazione al personale sanitario e amministrativo, giornate di parallelo dove possibile e necessario, in cui gli utenti mantengono l’utilizzo degli strumenti ordinari per svolgere il lavoro ma iniziano ad utilizzare anche la nuova Cartella Clinica Elettronica e poi l’avviamento in produzione vero e proprio.
La nostra presenza è fondamentale per supportare gli utenti finali in questo processo di messa in produzione, mostrando loro le potenzialità del software e aiutandoli a scoprire le funzionalità più adatte al tipo di attività che stanno svolgendo. Tutta l’Equipe si trova in corsia! Spesso negli avviamenti più grandi svolgiamo anche turni simili ai medici, infermieri e ASA/OSS così da riuscire a coprire tutto il personale e far sì che i consigli e l’assistenza iniziale arrivino a tutti gli operatori. È una volta sul campo, in questi primi momenti di avviamento, che anche noi in quanto fornitori capiamo se il software rispecchia effettivamente tutte le esigenze del reparto.
Ovviamente, in questo processo di avviamento in produzione seguiamo anche il personale amministrativo. Ad esempio, nelle cliniche di cura abbiamo preso posto anche noi nei desk di Prenotazione, Ricovero, Ambulatori per poter affiancare direttamente l’amministrativo nei suoi processi ed il medico nelle sue visite ed elaborazione dei referti.
Il momento di formazione ed assistenza arriva anche nella Sala Operatoria, dove assistiamo i medici-chirurghi nella registrazione dell’atto operatorio. Alcuni nostri colleghi hanno una formazione medico-sanitaria e di ingegneria biomedica ed approfittano ancora di più di questi momenti formativi introducendo anche la propria curiosità!
I momenti da ricordare sono tanti! Alcuni li definiremmo simpatici, come i nostri colleghi in corsia che per evitare di creare maggiore agitazione durante il periodo di avviamento in produzione si muovevano in divisa e sono stati scambiati per medici o sono stati nominati “chirurghi” ad honorem per le quantità di ore trascorse in Sala Operatoria.
Alcuni professionalmente ed emotivamente impattanti come, ad esempio, quei pochi avviamenti svolti durante la pandemia, quando essere in struttura era sicuramente più pericoloso e complicato. Oppure essere riusciti ad apprezzare come anche gli utenti più “resistenti” all’inizio siano diventati alla fine i più coinvolti attivamente nel processo, o semplicemente quando fare conoscenza dei “nonni” delle strutture per anziani è stato un momento significativo per portare aria di cambiamento e movimento anche nella loro quotidianità. Ricordare i nomi o le particolarità di alcuni (come il nonnino super tifoso dell’Inter o la nonnina che riunisce tutte le compari e canta per i corridoi della struttura) ci regala sempre un gran sorriso.
Questi ultimi ricordi per non dimenticare che il nostro lavoro non è difatti un mondo di soli schermi ma è fatto anche di tanta umanità!
